Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen: työnantajan muistilista

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on yksi merkittävimmistä päätöksistä, joita yrittäjä tekee. Se tarkoittaa uusia velvoitteita, uusia kustannuksia ja uuden roolin omaksumista: yrittäjästä tulee työnantaja.

Hyvä uutinen on, että prosessi ei ole monimutkainen, kunhan tiedät mitä pitää tehdä ja missä järjestyksessä. Tämä muistilista käy läpi jokaisen vaiheen rekrytointipäätöksestä ensimmäiseen palkanmaksuun.

Paljonko työntekijä oikeasti maksaa?

Ennen kuin teet rekrytointipäätöksen, laske todellinen kustannus. Bruttopalkka ei kerro koko totuutta.

Esimerkki: palkkaat asiakaspalvelijan, jonka kuukausipalkka on 2 800 €.

Kustannus	Euroa/kk
Bruttopalkka	2 800 €
Sivukulut (~20 %)	557 €
Lomapalkat ja -rahat (arvio)	~340 €
Kokonaiskustannus	~3 697 €

Vuositasolla tämä tarkoittaa noin 44 400 €. Nyrkkisääntö: kerro bruttopalkka luvulla 1,35.

Lisäksi tulevat kertaluonteiset kulut: työvälineet, perehdytys, mahdolliset rekrytointikulut ja toimitilan muutokset. Laske, kuinka paljon liikevaihtoa työntekijän on tuotava, jotta palkkaaminen on kannattavaa.

Mitä velvoitteita työnantajalle syntyy?

Kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, sinun on hoidettava seuraavat velvoitteet ennen työsuhteen alkua tai viimeistään ensimmäisen palkanmaksun yhteydessä:

1. Ilmoittaudu työnantajarekisteriin

Ilmoittaudu Verohallinnon työnantajarekisteriin OmaVeron kautta. Säännöllinen työnantaja (vähintään 2 työntekijää tai 1 vakituinen) ilmoittautuu rekisteriin. Satunnainen työnantaja (vain tilapäisiä työntekijöitä) ei tarvitse rekisteröintiä, mutta tilittää silti verot ja maksut.

2. Ota TyEL-vakuutus

TyEL-vakuutus on pakollinen, kun maksat työntekijälle yli 68,57 €/kk. Vakuutus otetaan eläkeyhtiöstä (esim. Ilmarinen, Elo, Varma, Veritas). Työnantajan osuus on keskimäärin 17,10 % palkasta vuonna 2026.

3. Järjestä tapaturmavakuutus

Lakisääteinen tapaturmavakuutus on pakollinen heti ensimmäisestä palkallisesta työpäivästä. Se kattaa työtapaturmat ja ammattitaudit. Vakuutus otetaan vahinkovakuutusyhtiöstä. Maksu vaihtelee toimialan mukaan (keskiarvo 0,51 %).

4. Järjestä työterveyshuolto

Työnantajan on järjestettävä vähintään ennaltaehkäisevä työterveyshuolto. Kela korvaa osan kustannuksista (korvausluokka I: 60 %). Työterveyshuollon sopimus on tehtävä viimeistään, kun työsuhde alkaa.

5. Tee kirjallinen työsopimus

Työsopimus kannattaa aina tehdä kirjallisesti, vaikka laki ei sitä edellytä. Hyvä työsopimus sisältää:

• Koeaika: enintään 6 kuukautta. Koeaikana molemmat osapuolet voivat purkaa sopimuksen ilman irtisanomisaikaa.
• Työaika ja palkka: viittaus TES:iin, jos sellainen on alalla voimassa.
• Salassapitolauseke: suojaa yrityksen luottamuksellista tietoa.
• Kilpailukielto: tarvittaessa, mutta muista 2022 lakimuutoksen korvausvelvoite (40-60 % palkasta).

Jos et ole varma sopimusehdoista, Mandaatti Laki Oy:n juristit laativat työsopimuksen puolestasi.

Tulorekisteri ja palkanlaskenta

Kun maksat ensimmäisen palkan, sinun on ilmoitettava tiedot tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Tulorekisteri-ilmoitus sisältää:

• Palkan määrä ja palkanmaksupäivä
• Ennakonpidätys
• TyEL-tiedot
• Sairausvakuutusmaksu
• Työttömyysvakuutusmaksu

Palkanlaskenta, sivukulujen tilitys ja tulorekisteri-ilmoitukset ovat toistuvia kuukausittaisia velvoitteita. Jos ne tuntuvat työläiltä, palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa heti alusta asti. Silloin prosessit ovat kunnossa eikä virheiden riski kasva yrityksen kasvaessa.

Palkkatuki: vähennä palkkaamisen kustannuksia

TE-toimisto voi myöntää palkkatukea, joka kattaa tyypillisesti 30-50 % palkkakustannuksista. Tuki on tarkoitettu erityisesti pitkäaikaistyöttömien, nuorten ja osatyökykyisten palkkaamiseen.

Tärkeää: hae palkkatukea ennen työsuhteen alkua. Tukea ei myönnetä takautuvasti. Hakemus tehdään TE-palveluiden kautta.

Palkkatuen lisäksi voit hyödyntää oppisopimuskoulutusta, jossa työntekijä oppii työn ohessa ja koulutuksesta vastaava taho korvaa osan kustannuksista.

Muistilista: ensimmäisen työntekijän palkkaaminen

Käy nämä läpi ennen työsuhteen alkua:

• Laske kokonaiskustannus (bruttopalkka × 1,35)
• Ilmoittaudu työnantajarekisteriin (OmaVero)
• Ota TyEL-vakuutus eläkeyhtiöstä
• Ota tapaturmavakuutus vahinkovakuutusyhtiöstä
• Järjestä työterveyshuolto
• Tee kirjallinen työsopimus (koeaika, salassapito, kilpailukielto)
• Hae palkkatukea TE-toimistosta (ennen työsuhteen alkua)
• Järjestä palkanlaskenta (itse tai ulkoistettu)
• Ilmoita palkkatiedot tulorekisteriin 5 pv kuluessa maksupäivästä

Jos haluat varmistaa, että kaikki velvoitteet tulevat hoidettua oikein heti alusta, ota yhteyttä. Autamme sekä palkanlaskennassa että työsopimuksen laatimisessa.